お問い合わせの設定（種別・通知先）
概要
この記事では、テナントがマイページからお問い合わせをする際に利用する「お問い合わせ種別」の作成や、対象ビルの設定、通知先の管理方法について解説します。
本記事の手順に沿って設定を行うことで、お問い合わせ時のスタッフ宛への通知先や、種別を利用するビルの設定および管理ができるようになります。
目次
設定方法（種別・通知先）
テナントからの問い合わせを受け付けるための基本的な設定手順です。
1. お問い合わせ種別の登録
まずは、テナントがマイページで選択する「お問い合わせ種別」の選択肢を作成します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「 マイページ管理 ＞ お問い合わせ種別検索」を開きます。
- 「新規登録」ボタンをクリックし必要情報を入力して登録します。
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| お問い合わせ種別 | どのような内容の問い合わせなのかをカテゴライズする役割です。テナントがマイページの問合せフォームを登録する際に選択する種別です。例：施設、設備、契約など |
| BM通知 |
「通知する 」「通知しない」から選択します。※BM連携機能オプションをご契約されている場合のみ使用します。未契約の場合は「通知しない」で登録してください |
| 備考 | メモ欄のため、マイページには表示されません。 |
※次の２・３の設定は一括登録機能をご利用いただけます。
詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：データの一括登録を行う
2. 対象ビルの設定
次に、作成したお問い合わせ種別を「どのビルで使用するか」を設定します。対象に設定されたビルのテナントのみ、マイページでその種別を選択できるようになります。
- 作成した「お問い合わせ種別」の詳細画面を開きます。
- 「対象ビル一覧」の右上にある「＋対象ビル登録」をクリックします。
- この種別を利用するビルにチェックを入れ、画面下部の「ビル選択登録」をクリックします。
3. 通知先の設定
対象ビルを登録したら、そのビルのテナントからお問い合わせが入った際に「どのスタッフに通知メールを送るか」を設定します。
- お問い合わせ種別詳細画面の「対象ビル一覧」から、設定したいビルの「＋通知先設定」ボタンをクリックします。
- 通知先設定画面が開いたら、右上の「編集」をクリックし、通知先種別を「個別スタッフ」または「担当グループ」から選択し登録します。
- 「個別スタッフ」を選択した場合は、画面下部の「通知先スタッフ一覧」から「＋通知先スタッフ登録」、「担当グループ」を選択した場合は、「担当グループ一覧」から「＋通知先担当グループ登録」をクリックします。
- 通知を受け取るスタッフ、または、担当グループにチェックを入れて登録します。
4. 「お問い合わせ種別」の表示順設定
登録したお問い合わせ種別の表示順を指定できます。管理画面やマイページの各画面で表示される順番に影響します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理＞お問い合わせ種別検索」を開きます。
- 画面右側にある「表示順設定」にて、お問い合わせ種別をドラッグ＆ドロップで任意の場所に移動します。
- 「表示順設定」下部にある「保存」ボタンをクリックします。
5. （補足）「お問い合わせ方法」の選択肢設定
マイページ経由ではなく、電話やメールなどで受けたお問い合わせを管理画面から代理登録することができます。
代理登録をする際、「お問い合わせ方法（電話・メール・対面など）」を選択する項目があります。この選択肢（候補値）の追加や表示順の変更は以下の手順で行います。
- ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「システム管理 ＞コードマスター設定」を開きます。
- マスター名「お問い合わせ方法」の詳細画面から、候補値の新規登録や編集、表示順設定を行います。
※この項目は管理画面での検索・集計用であり、テナントのマイページには表示されません。
設定中の通知先の確認方法
現在設定中の通知先を横断的に横断的に確認することができます。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理 ＞お問い合わせ通知先一覧」を開きます。
- お問い合わせ種別とビルの組み合わせで設定されている通知先が一覧で表示されますので、スタッフ名やメールアドレスなどで設定状況を検索、確認します。
通知の停止方法（メンテナンス）
スタッフの異動などで通知を停止したい場合は、不要な通知設定を削除します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞「マイページ管理 ＞お問い合わせ通知先一覧」を開きます。
- ビルやスタッフ名などで検索し、削除対象の通知先設定を抽出します。
- 一覧画面上で、通知不要のレコードにチェックを入れ、画面下部の「選択した通知先を削除」ボタンから一括で削除を行います。
※新しい担当者の通知追加は、設定方法の「３.通知先の設定」の手順で行ってください。
よくあるつまずき
- お問い合わせ種別詳細画面内の対象ビル一覧に「※通知先が設定されていないビルがあります※」と赤字で表示される
原因：追加したビルに対して、通知先スタッフや担当グループの設定が完了していません。
対処：該当ビルの「＋通知先設定」ボタンから、通知先の設定を行ってください