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title: ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）
description: マイページに掲載するドキュメント（館内細則や申請書フォーマットなど）のカテゴリとなる「マイページ書類種別」の設定方法と、ドキュメントの登録・公開範囲（ビル・テナント）の指定手順について解説します。
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# ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）

### 概要

テナントのマイページに「館内細則」や「各種申請書フォーマット」などのファイルを掲載する「ドキュメント」機能の設定および登録手順について解説します。 ドキュメントをマイページに掲載するためには、ドキュメントを分類するためのカテゴリとなる「マイページ書類種別」を事前に設定しておく必要があります。本記事では、カテゴリの作成から、ドキュメントの登録、公開範囲の設定手順をご案内します。

 

 

**目次**

- [前提条件](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section1)
- [ステップ1. カテゴリ（マイページ書類種別）を設定する](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section2)
- [ステップ2. ドキュメントを登録する](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section3)
- [ステップ3. 公開範囲（対象ビル／テナント）を設定する](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section4)
- [ステップ4. 表示順を設定する](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section5)
- [よくある質問・つまずき](https://support.armada.ne.jp/admin/features/044#section6)

### 前提条件

- カテゴリの設定は、ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「システム管理＞コードマスター設定」へのアクセス権限が必要です。
- ドキュメントの登録には、ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理＞ドキュメント検索」へのアクセス権限が必要です。
- マイページに掲載するドキュメントファイル（館内細則や各種申請書フォーマットなど）を手元にご準備ください。
- ドキュメントの登録は、画面で1件ずつ登録する方法のみとなります。専用のテンプレートファイルを使った一括登録機能はありません。

 

### ステップ1. カテゴリ（マイページ書類種別）を設定する

システム設定から、ドキュメントの分類（カテゴリ）となる「マイページ書類種別」を登録します。   
💡 このカテゴリはマイページ側にも表示され、管理画面・マイページ共にドキュメントを検索する際の検索項目として利用できます。

1. ヘッダーメニュー「システム設定」＞ サイドメニュー「システム管理 ＞ コードマスター設定」を開き、一覧からマスター名「マイページ書類種別」の「詳細」を選択します。
2. 候補値一覧の「新規登録」から、作成したいカテゴリ名を「候補値」に入力して登録します。
3. 表示順を変更したい場合は、画面右側の「表示順設定」にて項目をドラッグ＆ドロップで並び替え、「保存」をクリックします。 ここで設定した順番で各検索画面に表示されます。

**💡 よく使われるカテゴリの例**   
「利用規約（館内細則）」「申請書フォーマット」「マニュアル」など、書類の性質ごとに作成するのがおすすめです。

### ステップ2. ドキュメントを登録する

カテゴリの設定が完了したら、実際にマイページに掲載するドキュメントファイルを登録します。

1. ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」を開き、画面中央の「新規登録」をクリックします。
2. 登録画面にて必要事項を入力し、ファイルをアップロードします。 各項目については以下の設定項目をご参照ください。
3. 画面下部の「確認」から「登録」をクリックして設定を完了します。

**💡 運用のポイント：検索性を高めるファイル名の付け方**   
管理画面の仕様上、ビル名での絞り込みができません。複数のビルを管理している場合は、現場スタッフが検索しやすいよう、以下の運用ルールを策定し現場へ周知されることを推奨します。 　ルール（命名規則）： ファイル名の冒頭に【ビル名】を付与する 　  
　具体例： 「【〇〇ビル】館内細則.pdf」 　  
　メリット： 現場スタッフが検索窓にビル名を入れるだけで、関連資料がヒットするようになります

 

#### 設定項目

| **項目名** | **説明** |
| --- | --- |
| **カテゴリ** | 該当する書類種別を選択します。（上記のステップ1で設定した種別から選択します） |
| **ファイル名** | アップロードするファイルを選択します。※ここでアップロードした「ファイル名」が、そのままドキュメントの「タイトル」としてマイページに掲載されます。 ※掲載可能なファイルの条件は、以下の記事をご参照ください。 👉参照：[アップロードできる添付ファイルの条件を教えてください](https://support.armada.ne.jp/faq/data/084?hsLang=ja-jp) |
| **公開開始日時** | マイページへの掲載開始日を設定します。 |
| **公開終了日時** | マイページへの掲載終了日を設定します。 恒久的に掲載する場合は「2999/12/31」のように未来日付で設定します。 |
| **公開 / 非公開** | マイページに掲載する場合は「公開」を選択します。 「公開」かつ公開期間に含まれるドキュメントがマイページに掲載されます。 「非公開」の場合は、公開期間に関わらずマイページに掲載されません。 |
| **公開種別** | 以下の3つから公開範囲を選択します。 ・**制限しない**：システムに登録されている全ビルのテナントに公開されます。 ・**ビル制限**：登録完了後の画面で公開対象とする「ビル」を指定することで、特定のビルのテナント（ユーザ）のマイページに公開されます。 ・**テナント制限**：登録完了後の画面で公開対象とする「テナント」を指定することで、特定のテナント（ユーザ）のマイページに公開されます。 ※「制限しない」とした場合、「公開/非公開」が「公開」かつ公開期間中である場合は、登録を完了した時点でマイページに掲載されます。 |
| **備考** | 管理画面側のメモ欄です。（テナントのマイページには表示されません） |
| **担当グループ** | ドキュメントを管轄する担当グループを選択します。 |

 

### ステップ3. 公開範囲（対象ビルまたは対象テナント）を設定する

ステップ2で公開種別を「ビル制限」または「テナント制限」に設定した場合は、以下の手順で対象を指定します。

【ビル制限の場合】 ドキュメント詳細＞対象ビル一覧の「＋対象ビル登録」から、掲載したいビルを指定します。

【テナント制限の場合】 ドキュメント詳細＞対象テナント一覧の「＋対象テナント登録」から、特定のテナントを指定します。

### ステップ4. 表示順を設定する

マイページに掲載されるドキュメントの表示順を変更したい場合は、以下の手順で設定を行います。尚、この表示順は管理画面のドキュメント一覧にも反映されます。

1. ドキュメント一覧画面を開きます。（ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」）
2. ドキュメント一覧画面右側の「表示順設定」にて、項目をドラッグ＆ドロップで任意の順番に並び替えます。
3. 並び替えが完了したら下部の「保存」をクリックします。

💡 **補足**： 表示順は、カテゴリやビルごとではなく、ドキュメントとしてシステムに登録されている「全ファイルを通した順序」となります。

### よくある質問・つまずき

- **ドキュメントのフォルダ分けはできますか？**  
  フォルダ階層を作成する機能はありません。「カテゴリ」や「ファイル名」で分類してください。
- **ドキュメントをビルごとに絞り込んで検索することはできますか？**  
  管理画面の仕様上、ビル名での絞り込みができません。ドキュメント名に「【〇〇ビル】館内細則.pdf」のようにビル名を含めておくことで絞り込みが可能になります。

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    - [入居時](https://support.armada.ne.jp/%E5%88%A9%E7%94%A8%E3%82%AC%E3%82%A4%E3%83%89-%E3%83%86%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%88%E3%81%AE%E5%85%A5%E5%B1%85-%E9%80%80%E5%8E%BB%E6%99%82%E3%81%AE%E5%AF%BE%E5%BF%9C?hsLang=ja-jp#%E5%85%A5%E5%B1%85%E6%99%82)
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