ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）
概要
テナントのマイページに「館内細則」や「各種申請書フォーマット」などのファイルを掲載する「ドキュメント」機能の設定および登録手順について解説します。 ドキュメントをマイページに掲載するためには、ドキュメントを分類するためのカテゴリとなる「マイページ書類種別」を事前に設定しておく必要があります。本記事では、カテゴリの作成から、ドキュメントの登録、公開範囲の設定手順をご案内します。
目次
- 前提条件
- ステップ1. カテゴリ（マイページ書類種別）を設定する
- ステップ2. ドキュメントを登録する
- ステップ3. 公開範囲（対象ビル／テナント）を設定する
- ステップ4. 表示順を設定する
- よくある質問・つまずき
前提条件
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カテゴリの設定は、ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「システム管理＞コードマスター設定」へのアクセス権限が必要です。
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ドキュメントの登録には、ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理＞ドキュメント検索」へのアクセス権限が必要です。
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マイページに掲載するドキュメントファイル（館内細則や各種申請書フォーマットなど）を手元にご準備ください。
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ドキュメントの登録は、画面で1件ずつ登録する方法のみとなります。専用のテンプレートファイルを使った一括登録機能はありません。
ステップ1. カテゴリ（マイページ書類種別）を設定する
システム設定から、ドキュメントの分類（カテゴリ）となる「マイページ書類種別」を登録します。
💡 このカテゴリはマイページ側にも表示され、管理画面・マイページ共にドキュメントを検索する際の検索項目として利用できます。
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ヘッダーメニュー「システム設定」＞ サイドメニュー「システム管理 ＞ コードマスター設定」を開き、一覧からマスター名「マイページ書類種別」の「詳細」を選択します。
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候補値一覧の「新規登録」から、作成したいカテゴリ名を「候補値」に入力して登録します。
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表示順を変更したい場合は、画面右側の「表示順設定」にて項目をドラッグ＆ドロップで並び替え、「保存」をクリックします。 ここで設定した順番で各検索画面に表示されます。
💡 よく使われるカテゴリの例
「利用規約（館内細則）」「申請書フォーマット」「マニュアル」など、書類の性質ごとに作成するのがおすすめです。
ステップ2. ドキュメントを登録する
カテゴリの設定が完了したら、実際にマイページに掲載するドキュメントファイルを登録します。
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ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」を開き、画面中央の「新規登録」をクリックします。
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登録画面にて必要事項を入力し、ファイルをアップロードします。 各項目については以下の設定項目をご参照ください。
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画面下部の「確認」から「登録」をクリックして設定を完了します。
💡 運用のポイント：検索性を高めるファイル名の付け方
管理画面の仕様上、ビル名での絞り込みができません。複数のビルを管理している場合は、現場スタッフが検索しやすいよう、以下の運用ルールを策定し現場へ周知されることを推奨します。 ルール（命名規則）： ファイル名の冒頭に【ビル名】を付与する
具体例： 「【〇〇ビル】館内細則.pdf」
メリット： 現場スタッフが検索窓にビル名を入れるだけで、関連資料がヒットするようになります
設定項目
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| カテゴリ | 該当する書類種別を選択します。（上記のステップ1で設定した種別から選択します） |
| ファイル名 |
アップロードするファイルを選択します。※ここでアップロードした「ファイル名」が、そのままドキュメントの「タイトル」としてマイページに掲載されます。 |
| 公開開始日時 | マイページへの掲載開始日を設定します。 |
| 公開終了日時 | マイページへの掲載終了日を設定します。 恒久的に掲載する場合は「2999/12/31」のように未来日付で設定します。 |
| 公開 / 非公開 | マイページに掲載する場合は「公開」を選択します。 「公開」かつ公開期間に含まれるドキュメントがマイページに掲載されます。 「非公開」の場合は、公開期間に関わらずマイページに掲載されません。 |
| 公開種別 |
以下の3つから公開範囲を選択します。 ※「制限しない」とした場合、「公開/非公開」が「公開」かつ公開期間中である場合は、登録を完了した時点でマイページに掲載されます。 |
| 備考 |
管理画面側のメモ欄です。（テナントのマイページには表示されません） |
| 担当グループ |
ドキュメントを管轄する担当グループを選択します。 |
ステップ3. 公開範囲（対象ビルまたは対象テナント）を設定する
ステップ2で公開種別を「ビル制限」または「テナント制限」に設定した場合は、以下の手順で対象を指定します。
【ビル制限の場合】 ドキュメント詳細＞対象ビル一覧の「＋対象ビル登録」から、掲載したいビルを指定します。
【テナント制限の場合】 ドキュメント詳細＞対象テナント一覧の「＋対象テナント登録」から、特定のテナントを指定します。
ステップ4. 表示順を設定する
マイページに掲載されるドキュメントの表示順を変更したい場合は、以下の手順で設定を行います。尚、この表示順は管理画面のドキュメント一覧にも反映されます。
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ドキュメント一覧画面を開きます。（ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」）
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ドキュメント一覧画面右側の「表示順設定」にて、項目をドラッグ＆ドロップで任意の順番に並び替えます。
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並び替えが完了したら下部の「保存」をクリックします。
💡 補足： 表示順は、カテゴリやビルごとではなく、ドキュメントとしてシステムに登録されている「全ファイルを通した順序」となります。
よくある質問・つまずき
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ドキュメントのフォルダ分けはできますか？
フォルダ階層を作成する機能はありません。「カテゴリ」や「ファイル名」で分類してください。 -
ドキュメントをビルごとに絞り込んで検索することはできますか？
管理画面の仕様上、ビル名での絞り込みができません。ドキュメント名に「【〇〇ビル】館内細則.pdf」のようにビル名を含めておくことで絞り込みが可能になります。