「お問い合わせ」と「申請」の概念と使い分けの基準

概要

Armadaには、テナントからの連絡を受け付ける窓口として「申請」と「お問い合わせ」の2つの機能があります。

システム導入時、「今ある紙の申請書をそのまま『申請機能』でシステム化する」のはおすすめしません。
「これまで『申請書』という名前で受け取っていたが、実は管理側の承認は不要なのでは？」「証跡（履歴）さえ残れば『お問い合わせ機能』で十分ではないか？」といった業務の棚卸し（スリム化）をおこなうことが重要です。

本記事では、既存の手続きをシステム化する際に「どちらの機能を使うべきか」を設計・判断するためのポイント（基準）を解説します。

目次

• 前提条件

• 「申請」機能の特性と利用ケース

• 「お問い合わせ」機能の特性と利用ケース

• よくある質問・運用アドバイス

前提条件

• 受付窓口の設計をおこなう前に、各手続きの業務フロー（管理側の承認が必要か、入力データを後から検索・集計したいかなど）を整理しておく必要があります。

「申請」機能の特性と利用ケース

管理側の承認（チェックゲート）が必要なものや、入力されたデータを「後から特定の項目で検索・集計したい」、「後続の作業で使うので情報をまとめておきたい」等の手続きに適しています。

主な利用ケース

• • 作業届、工事申請など

導入のメリット・特性

• • データ活用（検索と集計）： カスタムフォームで設定した項目（作業日、対象フロアなど）を独立したデータとして保存できます。これにより、「明日の作業予定」を即座に検索して防災センターで確認したり、月間の申請件数を集計してレポートに活用したりすることが容易になります。

• • オンライン承認（ハンコリレーの撤廃）： 承認フローが必要な場合、管理画面上のボタン一つで決裁が完了し、承認結果がテナントへ自動通知されます。

• • フォームのカスタマイズ： 申請の内容に応じたフォームを複数用意でき、必須入力項目を自由に設計できるため、記載漏れを防止できます。
    
    ※詳しい手順は、以下の記事をご参照ください。
    👉参照：申請のフォーム設定（カテゴリ・項目・レイアウト）

「お問い合わせ」機能の特性と利用ケース

管理側の承認が不要で、かつ特定の項目による集計も必要ない（やり取りの履歴が残れば足りる）手続きに適しています。

主な利用ケース

• • 施設や設備に関する相談、日程変更の連絡、その他各種問い合わせ

導入のメリット・特性

• • シンプルな設定： 定型の1フォームが標準で備わっているため、申請機能のように項目（フォーム）を個別に設計する必要がなく、手軽に受付窓口を開設できます。

• • 問合せ時の自由度の高さ： 定型的な入力項目が限られているため、テナントが自由に相談内容を入力しやすく、スムーズなコミュニケーションが可能です。

よくある質問・運用アドバイス

• 承認フローが不要な「〇〇申請」は、どちらの機能で作るべきですか？
  判断基準は「後からそのデータをどう使いたいか」です。
  • 申請機能がおすすめなケース： 承認が不要であっても、「作業日ごとに一覧で確認したい」「月間の件数を集計したい」という場合は、項目をカスタムできる「申請機能」を使用してください。
  • お問い合わせ機能がおすすめなケース： 集計などが不要で、「いつ誰からどんな提出・連絡があったか」という履歴（証跡）さえ残ればよい場合は、設定がシンプルな「お問い合わせ」へ切り替える運用（業務のスリム化）をご検討ください。