運用中の申請フォーム変更手順と注意点

申請フォーム変更時の手順と注意点

概要

運用開始後に、利用中の申請フォーム（項目や選択肢など）を変更したい場合の手順と注意点について解説します。
変更の内容によっては、過去の申請履歴や現在処理中のデータに影響（表示のズレや項目の消失など）を及ぼす可能性があるため、変更内容に応じた適切な対応（既存フォームの修正、または新フォームへの切り替え）をおこなう必要があります。

1. 変更内容ごとの対応方法

フォームの変更内容によって、既存のフォームをそのまま修正してよいか、新しいフォーム（申請種別）を作り直す必要があるかが異なります。以下の表を参考に対応方針を決定します。

👉主なポイントは２つです。

項目等の「追加」は、過去の申請データ上にも追加されますが、申請された内容自体が書き換わるのではなく、あくまで変更後のフォーマットが反映される、という影響です。そのため軽微な変更時であれば既存フォームの修正対応がベースとなります。
項目等の「削除（フォームからの除外）」は、過去の申請データからも非表示となり履歴保持に影響が出ます。そのため基本的には新フォーム（申請種別）への切り替え対応をおこないます。尚、項目等を物理的に削除した場合は、過去の申請データの入力値が消失しますのでご注意ください。

変更内容	推奨する対応方法	理由・注意点
項目の追加	既存フォームを修正	追加した時点からテナントの入力画面に表示されます。過去データ、マイページ側の一時保存データにも追加した項目が表示されます。
項目名の変更	既存フォームを修正	過去の申請データ等の表示名も変わります。全く違う意味の項目名に変更する場合は、過去データの見え方に影響するため、新フォームの作成を推奨します。
項目の削除（レイアウトから外す）	新フォームを作成	既存のフォーム（レイアウト）から項目を外してしまうと、過去の申請データ（詳細画面）からもその項目が非表示となり、情報を確認できなくなります。過去の履歴を正しく保持するため、不要な項目を外した新しいフォームを作成して切り替えてください。
項目タイプの変更（例：テキストからドロップダウンへ）	新フォームを作成	一度作成したカスタム項目の「項目タイプ」自体は、後から変更できません。新しい項目を作成のうえ、新フォームを作成して切り替えてください。
選択肢の追加（ドロップダウン等）	既存フォームを修正	追加した時点からテナントの入力画面に表示され、マイページ側で一時保存データを編集する際には項目が追加されます。過去の申請データに影響はありません。
選択肢の削除・並び替え（ドロップダウン等）	新フォームを作成	過去データ等に影響があります。（表示のズレや、削除による入力値の消失）新たに項目を作成したうえで、新フォームを作成して切り替えてください。

2. 既存フォーム修正時の段取りと注意点

項目の追加など、既存のフォーム（申請種別）をそのまま修正する場合の段取りです。

【影響範囲と注意点】
マイページ公開中のフォームの修正をおこなうと、即座にマイページへ反映されます。比較的、テナントが申請をおこなわない時間帯にフォーム修正をおこなうことを推奨します。

テナントが「入力中（新規作成画面を開いている最中）」にフォームが変更された場合
テナントが新規作成画面を開いてる最中に、フォームを修正（管理画面で「確定・保存」）した場合、テナントがすでに開いている画面上では修正内容は反映されません。そのため、修正タイミングによっては、修正前のフォーム内容で申請される可能性があります。尚、テナントが画面を開いてる状態で「リロード」した場合は修正内容が反映されます。
一時保存データの再開時（「必須項目」が後から追加された場合等）
テナントが申請を一時保存→管理画面でフォームを修正→テナントが一時保存データを再開（編集）した場合、テナントの編集画面上には修正後のフォーム内容が反映されます。そのため再開時は、項目タイプの入力制限や入力必須といった登録時のチェックがおこなわれ、チェックに引っかかった場合は登録時にエラーとなります。また一時保存ではなく、一度申請した申請内容をテナントが修正する際も、修正後のフォームが反映され登録時のチェックが同様におこなわれます。

【設定の段取り】

ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「申請フォーム設定」の「カテゴリ設定」または「項目設定」を開き、必要な項目の追加・修正をおこないます。
「フォーム設定」を開き、対象の申請種別を選択します。
変更・追加した項目を画面上でドラッグ＆ドロップして配置し直し、画面下部の「確定・保存」をクリックしてマイページへ反映させます。
※項目名称やカテゴリ名称などを「項目設定」「カテゴリ設定」メニュー側で変更した場合は、「確定・保存」をクリックしなくても変更内容が反映されます。

3. 新フォーム切替時の段取りと注意点

項目の削除（レイアウトからの除外）や、選択肢の削除・並び替えをおこなう場合は、過去データへの影響（項目の消失や表示ズレ）を防ぐため、既存のフォームは残したまま新しい「申請種別」としてフォームを作り直す（切り替える）運用を推奨します。

【影響範囲と注意点】

旧フォームでの新規申請・一時保存データの再開（編集）
旧フォーム（利用中フォーム）をマイページから非表示（対象ビルの紐づけを解除）にすると、テナントは旧フォームを利用して新規申請ができなくなります。ただし、旧フォーム（申請種別）の対象ビルの紐づけを解除した後でも、すでに一時保存済みであればテナント側で再開して申請することが可能です。また同様に、一度申請した申請内容をテナント側で修正することも可能です。
管理画面での処理への影響
新フォームへの切り替えに伴い、旧フォームをマイページから非表示（対象ビルの紐づけを解除）にした場合でも、すでに申請されている「申請審査中」や「承認依頼中」のデータは、引き続き管理画面での承認等の処理が可能です。また、旧フォーム（利用中フォーム）と新フォームは「申請種別」が別物になります。併用期間中における「申請種別」での検索時等は、新旧どちらの申請種別でも抽出するなどの運用をお願いいたします。