ユーザからの申請対応をおこなう

従来の申請機能をご利用の方はをご参照ください。

申請に関する各種設定をおこなうことで、マイページから申請を受け付けることができます。
Armadaでの操作の流れは、次のようになります。

STEP１．申請登録前の事前準備

申請を登録するためには、事前に次の登録が必要です。

STEP１－１．申請種別の設定をおこなう

１．申請種別を登録する

申請種別を登録し、申請種別ごとの承認回数を設定します。
登録の詳細については、をご参照ください。

２．申請種別に対象ビルを登録する

上記で登録した申請種別に対象ビルを登録します。対象ビルを設定することで、対象ビルに入居するユーザのマイページで申請種別を選択することができるようになります。また、管理画面から申請を登録する際に、物件項目に対象ビルに設定したビルを登録することができます。
登録の詳細については、をご参照ください。

３．対象ビルに通知先スタッフを登録する

上記で登録した対象ビルに通知先スタッフを登録します。通知先スタッフを登録することで、対象の申請種別、かつ対象ビルに入居するユーザからの申請登録時、送信される通知メールが通知先スタッフ宛に届きます。
登録の詳細については、をご参照ください。

STEP１－２．申請の承認者を設定する

申請の承認をおこなうことができる「承認者」を設定します。
を参考に、「申請承認2.0」の承認者をご登録ください。

STEP１－３．申請フォームをカスタマイズする

申請種別ごとに、フォームの項目やカテゴリを自由にカスタマイズすることが可能です。フォームのカスタマイズ方法については、をご参照ください。
また、申請機能ではマイページの画面上部、または画面下部に説明文を表示することが可能です。説明文の設定方法については、をご参照ください。

デフォルトテンプレートの文字が表示されている状態では、STEP２以降の登録ができません。

STEP１－４．マイページ権限を設定する

ユーザがマイページから申請できるように、ユーザのマイページ権限を設定します。
を参考に、マイページ権限詳細画面の「アクセス許可・禁止」にて「申請」の各メニューへのアクセスを「可」にしてください。

ユーザに付与している権限の確認は、ユーザ検索画面のユーザ一覧から確認できます。を参考に、ユーザ一覧から権限をご確認ください。

STEP２．申請を受け付ける

STEP１の事前準備が完了すると、ユーザはマイページから申請を登録することができます。

ユーザは、マイページの申請画面から申請を登録します。
サイドメニューの「申請＞新規申請」をクリックして、申請内容を入力します。

また、スタッフが電話等で申請を受け付けた場合には、管理画面から申請を登録することも可能です。管理画面からの申請の登録については、をご参照ください。

STEP３．申請を確認する

３－１．申請を確認する

ユーザがマイページから申請を登録すると、テナントおよびユーザ宛に新規申請の受付完了メールが送信されます。メールの詳細は、をご参照ください。
受け付けた申請は、管理画面の申請検索画面から確認できます。申請の対応履歴や、申請に関するファイルを登録することで、ユーザ、スタッフとやり取りすることもできます。手順の詳細は、下記をご参照ください。

３－２．申請についてユーザとやり取りをする

受け付けた申請に対し、メッセージ・ファイルを登録することで、ユーザとマイページを通じてやり取りをおこなうことができます。手順の詳細は、をご参照ください。

３－３．申請についてスタッフとやり取りをする

受け付けた申請に対し、対応履歴・コメント・社内ファイルを登録することで、スタッフとやり取りをおこなうことができます。手順の詳細は、をご参照ください。

STEP４．申請の承認依頼を送信する

担当者の確認が完了したら、承認者に承認依頼を送信します。承認依頼は、申請詳細画面から送信します。
承認依頼の方法については、をご参照ください。

STEP５．申請の承認結果を登録する

承認依頼メールを受信した承認者は、対象の申請内容を確認し、承認結果を登録します。
結果登録の方法については、をご参照ください。

最終承認時、または却下時に、ユーザに申請結果の通知メールが送信されます。
メールの詳細については、をご参照ください。

また、ユーザはマイページの申請履歴画面から申請結果を確認できます。
サイドメニューの「申請＞申請履歴」をクリックして、申請履歴画面を開きます。