テナント退去時・ユーザ退職/異動時の対応フロー
概要
テナントの退去時は、情報漏洩を防ぐために速やかにマイページ利用停止作業をおこないます。
本記事では、退去時の必要作業となる「テナント情報の更新」と「マイページの利用停止（ユーザステータスの無効化）」について解説します。
目次
前提条件
- 本操作をおこなうには、ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「顧客管理」へアクセスできる権限が必要です。
💡 はじめに
- テナント退去時： 以下ステップ1と2の対応をおこないます。
- ユーザの異動や退職時： 以下ステップ2の対応をおこないます。
ステップ1. テナント情報を更新する
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「顧客管理」＞「テナント検索」を開き、対象テナントの「詳細」をクリックします。
- 「編集」をクリックし、以下の項目を更新して保存します。
テナントステータス： 退去に相当するステータスへ変更
マイページ利用可否：「利用不可」に変更
ステップ2. ユーザ情報を更新する（全アカウント無効化）
テナントに紐づくユーザのアカウントを「無効化」し、マイページを利用停止します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「顧客管理」＞「テナント検索」から、対象のテナント詳細画面内にある「ユーザ」タブを開きます。
- 各ユーザごとに「権限編集」ボタンから「ユーザステータス」を「無効」に変更して保存します。
※テナントが退去する際は、全ユーザのステータスを無効にします。
💡 補足：「ステータスの無効化」と「テナントから削除」について
上記でご案内した無効化の作業をおこなうと、「テナント」と「ユーザ」が紐づいたままの状態で履歴を保持することができます。
一方、テナント詳細画面内「ユーザ」タブにある「テナントから削除」を実施すると、ユーザ情報自体は保持されますが、どのテナントに紐づいていたかの履歴は保持されません。そのため、ステータスの無効化を推奨しています。
また、改めて対象テナントのマイページ利用を復活したい場合、テナントから削除している場合は再度招待の作業が必要です。
無効化していた場合は、ステータスを有効に戻すことで、ユーザは対象テナントのマイページにアクセス（切替）できるようになります。
よくある質問・つまずき
- ユーザのステータスを無効化すると、これまでの申請やお問い合わせの履歴も消えてしまいますか？
いいえ、消えません。ステータスを無効化しても、過去の対応履歴等はシステム上に保持されたままになりますのでご安心ください。
ただし、ユーザ自体を削除した場合、過去の申請情報等に含まれる「ユーザ」項目がブランクとなり履歴が保持されませんのでご注意ください。 - ユーザのステータスを「無効」にすると、マイページ上でどのような挙動になりますか？
テナント詳細画面の「ユーザ」タブから、対象ユーザのステータスを「無効」にすると、対象テナントのマイページへのアクセス（切替）ができなくなります。
なお、複数のテナントに紐づくユーザの場合で、ユーザのステータスが全て「無効」となった際は、マイページへのログイン自体は可能ですが、公開種別が「制限なし」（全ユーザ対象）に設定されているニュース等のみが閲覧できる状態となります。公開種別が「ビル制限」「テナント制限」に設定されている情報は表示されなくなります。