業者（内装業者など）による代理申請の運用フローと注意点

詳しい権限の作成手順については、以下の記事の マイページ権限を作成・設定するを参照してください。
👉参照：テナントとユーザ登録前の準備（テナントステータス・マイページ権限・テナントタグ・業種の設定）

2. 業者による代理申請の運用フロー

初期設定が完了したら、以下のステップで日々の代理申請を運用します。 ※あくまで「代理」の申請であり、申請における最終的な責任はテナントにあることから、「テナントによる追認」をフローに組み込みます。

ステップ1. 業者のアカウント（ユーザ）を発行する

業者へのアカウント発行は、テナント側でマイページの「ユーザ管理」メニューから、新規ユーザとして業者の担当者を登録しマイページに招待する運用が基本となります。この時、登録作業を行うテナントには、必ず事前準備で作成した「業者申請用」にあたる権限を付与してもらいます。

💡 補足：ビル管理者側での代理登録について
ビル管理者側で業者へのアカウント発行を行う場合は、管理画面のヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「顧客管理」から「ユーザ検索」を開き、対象テナントに紐づくユーザとして業者を代理登録（発行）することが可能です。
ただし、業者の担当者情報の授受等のやり取りが発生するため、業者のアカウント管理はテナント側に対応いただくことを推奨します。

ステップ2. 業者がマイページから申請を登録する

業者の担当者は、招待メールからパスワードを設定、ログインし、「申請」メニューから工事等の申請をおこないます。 登録の際、申請フォーム内の「お知らせしたいユーザ」にテナントの担当者を指定してもらうことで、テナント側の必要関係者へも申請に関する通知メールが届きます。

ステップ3. テナントが申請内容を確認し「追認」する

業者が申請を登録した時点で、ビル管理者側にも申請受付の通知が届きますが、
同時に、通知を受け取ったテナント担当者は、業者が登録した申請内容（添付ファイル等）を確認し内容に問題がなければ、対象申請のメッセージ機能を使って、ビル側へ「内容を確認しました」等の追認の旨のメッセージを送信します。

ステップ4. ビル管理者側で申請処理作業を進める

ビル担当者は、テナントからの「追認メッセージ」の確認し、手動で申請ステータスを「申請審査中」へ変更し、承認手続きを進めます。

3. 運用時の注意点

業者をユーザとして登録・マイページ招待して代理申請を運用する場合、以下の影響を考慮した運用ルールが必要です。

一括送信メールを送信する際の宛先からの除外（ビル管理側の対応）
業者のマイページ権限で、ニュース機能の利用を不可にしている場合であっても、システム上はユーザとして登録されているため、ビル側がお知らせ配信等で「一括送信メール」を送付する際の宛先候補には含まれます。
そのため、業者ではなく入居者向けのお知らせを送信する際は、送信先登録画面にて業者を宛先から除外する必要があります。
一括送信メールの送信先一覧で、業者に付与している権限（例：業者申請用）で対象ユーザを判別し、宛先から除外してメールを送信する運用が必要です。

業者へ発行したアカウントの無効化対応
定期的に申請をする業者でなければ、不要な業者アカウントが増えないよう、申請および実際の工事作業等が完了したタイミングを見計らって、業者のアカウント（ユーザステータス）を速やかに「無効化」するよう、テナントへご案内ください。

また、業者のアカウントは、対象テナントに紐づくユーザのため、1アカウントとしてカウントされます。
テナントごとのユーザ登録上限数を設定している場合、ユーザステータスが「有効」のユーザ数が上限に達すると必要なアカウント発行ができなくなりますのでご注意ください。

💡 補足：ビル管理者側で対応する場合
ビル管理者側で業者アカウントの無効化を行う場合は、管理画面のヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「顧客管理」から「ユーザ検索」を開き、対象の業者ユーザのステータスを「無効」に変更してください。

よくある質問・つまずき

・マイページ側で、業者のアカウントを「無効化」するのと、ユーザ一覧の「ユーザから削除」するのでは何が違いますか？
 どちらにおいてもマイページの利用が停止される点は同じですが、利用再開時の手順が異なります。
　ユーザステータス無効化： ステータスを「有効」に戻すだけで、すぐにマイページの利用を再開できます。一時的な利用停止に便利です。

　ユーザを削除する： テナントの配下から完全に外れ、マイページのユーザ一覧からも見えなくなるため、利用再開時は改めてマイページへの「招待」作業が必要です。