概要
テナントからのマイページ経由での申請受付から、承認して対応を完了するまでの一連のフローを解説します。
申請機能では、「メッセージ機能」を使ってテナントとのやり取りが可能です。
また、電話やメールで受け付けた場合も、管理画面から代理で登録し、対応履歴をArmada上で一元管理することができます。
本記事は、申請2.0（カスタムフォーム版）に関する内容です。
目次
- 前提条件
- ステップ1. 申請を受け付ける・ステータスを更新する
- ステップ2. テナントへの連絡と社内連携（メッセージ・コメント機能）
- ステップ3. 承認を依頼する・結果を登録する
- ステップ4. 対応履歴を残す
- 電話やメールで申請を受け付けた場合（代理登録）
- よくある質問・つまずき
前提条件
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「顧客管理」「申請管理」「承認管理」の各メニューへアクセスできる権限が必要です。
- 申請ステータスの見方、ステータスによる操作制限については、以下の記事を参照してください。
参照：申請ステータスと操作制限 - 承認は以下の流れでおこないます。
申請種別ごとに設定されている承認回数を満たすと、申請が受理されます。
1度の「承認依頼」ごとに、To1名、Cc2名までを画面上で指定し承認を依頼することができ、内1名が「承認」することで1回の承認とカウントされます。
ステップ1. 申請を受け付ける・ステータスを更新する
テナントから申請が登録されると、事前に通知先として設定されているスタッフ宛にメールが届くほか、ダッシュボードにも新着案件として表示されます。
- 申請受付時の通知メール内のURLから、対象の申請詳細画面へアクセスし、申請内容や添付ファイルを確認します。
※ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「ダッシュボード」での確認、または「顧客管理」＞「申請検索」からの検索も可能です。 - 内容を確認するタイミングで、詳細画面上部のステータスボタンより、現在の状況に合わせたステータスへ更新します。
💡 補足：ステータス更新による影響
- 「担当者」項目の自動更新：詳細画面上部のステータスボタンから「申請審査中」のステータス（ステータスをカスタムしている場合は当該固定ステータスに紐づくステータス）に更新すると、申請詳細の「担当者」項目が、ステータスを更新した担当者（スタッフ）に自動で切り替わります。
- テナント側の編集制限：「申請受付」以降のステータスに進むと、マイページ側では申請内容の修正等に制限が発生します。詳しくは以下の記事をご参照ください。
参照：申請ステータスと操作制限
ステップ2. テナントへの連絡と社内連携（メッセージ・コメント機能）
申請に関するテナントへの確認や不備に関する連絡は**「メッセージ機能」、ビル関係者間での確認や申し送りは「コメント機能」**を使用してコミュニケーションを取ることができます。
テナントとやり取りする（メッセージ機能）
詳細画面内「ユーザとのメッセージ履歴一覧」の「メッセージを追加する」から、テナントへメッセージを送ります。
💡 補足：メッセージ登録時の通知先について
申請詳細画面内「通知先スタッフ一覧」「通知先ユーザ一覧」に登録されている方へ、メッセージ登録時の通知が届きます。
状況を共有したい先が増えた場合等は、各一覧にて随時、通知先の変更が可能です。
⚠️ 注意：添付ファイルの追加を依頼する場合
申請後に、マイページからファイルを追加する場合、ファイルをアップロードしただけではビル側には通知されません。
追加でファイル添付を依頼する際は「ファイルアップロード後にメッセージでお知らせください」とご案内ください。
ビル関係者間で確認・申し送りする（コメント機能）
テナントには見えない形で、ビル管理者や関係者間でやり取りをおこなうことができます。社内での確認事項がある場合などに使用します。
⚠️💡 補足
- メンション機能：
@スタッフ名の形式で入力すると、指定した担当者に通知が届きます。- 社内向けファイル一覧：「社内向けファイル一覧」に添付したファイルは、テナントのマイページには表示されません。社内のみで共有したいファイルがある場合の利用に適しています。
ステップ3. 承認を依頼する・結果を登録する
申請内容の確認後、承認作業をおこないます。
- 承認依頼
対象の申請詳細画面下部「承認依頼」エリアから、承認者を選択して「送信」します。
💡 補足：承認依頼について・依頼者コメント： 承認者に対して補足等がある場合は「承認依頼」エリアの「依頼者コメント」に入力します。テナント側には表示されません。・承認依頼中の案件の確認方法： ご自身が承認を依頼している申請案件の確認は、ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「承認管理」＞「承認依頼中」から確認が可能です。
- 承認結果登録
承認依頼を受けた承認者は、通知メール内のURLから対象の申請詳細画面へアクセスし、画面下部の「承認結果登録」エリアから承認結果を登録します。
💡 補足：承認結果登録について
・承認者コメント： 依頼者に対して連絡事項がある場合は「承認結果登録」エリアの「承認者コメント」に入力します。テナント側には表示されません。
・自身が承認すべき案件の確認方法： ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「承認管理」＞「承認結果登録」から、ご自身が承認をおこなう必要がある申請一覧を確認できます。
ステップ4. 対応履歴を残す
必要に応じて「対応履歴」を残すことが可能です。
- 対象の申請詳細画面下部にある「対応履歴一覧」から「新規登録」を選択し、対応内容を登録して完了させます。
電話やメールで申請を受け付けた場合（代理登録）
マイページ経由以外（電話や直接のメールなど）で申請を受けた場合、情報の一元管理の観点で管理画面から申請を代理で登録することができます。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「申請管理」＞「申請作成」から、対象の申請種別を選択のうえ内容を入力して登録を完了させます。
💡 補足：代理登録時のマイページ側の影響
代理登録をおこなうと、指定したテナント担当者へ通知メールが送信され、マイページ上にも内容が反映されます。
よくある質問・つまずき
- 申請一覧や詳細画面で登録する「対応履歴」と「コメント」は何が違いますか？
違いは次の通りです。
「コメント」：ビル関係者間の一時的な相談や申し送りに使用します。CSV等での出力には対応していません。
「対応履歴」：最終的な対応結果や重要な進捗の記録用です。登録した対応履歴を検索したり、CSV出力してレポート化することが可能です。