契約登録時に「自動延長する／●か月」を設定した場合、自動契約延長設定に登録した実行タイミングで、現契約の契約期間が●か月延長されます。また、現契約の実績計画をもとに、延長期間分の実績計画が新たに登録され、延長期間分の実績が自動で生成されます。
Armadaでは、月額賃料等の請求対象となるデータを「実績」と呼びます。同じ請求月の「実績」を纏めて請求書を作成するため、最終的に請求書の明細になります。
「実績計画」とは、「実績」の発生する予定になります。例えば、契約期間中、月額賃料が毎月発生する場合、契約開始日から終了日まで月額賃料が発生するという「実績計画」を登録します。実績計画を登録すると、実績計画に基づいて「実績」が自動で作成されます。
「実績計画」は、契約登録時に設定します。契約登録の詳細については、をご参照ください。
自動契約延長設定では、自動契約延長の実行日時や、自動契約延長の実行対象となる契約の条件（契約終了日）を設定します。
自動契約延長設定をおこなう
１．ヘッダーメニューの「システム設定」をクリック後、サイドメニューの「契約設定＞自動契約延長設定」をクリックし、自動契約延長設定画面を開きます。
２．自動契約延長設定画面右上の「編集」ボタンをクリックし、編集画面を開きます。下記を参考に、各項目を編集します。
設定項目
３．「確認」ボタンをクリックし、確認画面を開きます。
４．入力情報を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
５．自動契約延長設定画面の「次回自動実行予定」に表示されている日時を確認します。
ステータスを「有効」にした場合のみ、表示されている日時に自動契約延長が実行されます。また、自動契約延長の実行は、月１回のみとなります。
自動契約延長設定画面の「契約一覧」には、次回自動実行予定のタイミングで、自動契約延長の対象となる契約が表示されます。
自動契約延長の具体例
契約の「自動契約延長」項目に「自動延長する／12か月」が設定されている契約を例に、自動契約延長により、契約がどのように更新されるかを説明します。
なお、自動契約延長では、現契約の内容をもとに自動で契約延長処理をおこないます。
そのため、契約延長の際に、賃料の変更等が必要な場合は、自動契約延長ではなく、契約修正にてご対応ください。契約修正の方法については、をご参照ください。
契約期間（契約開始日／契約終了日）
契約詳細画面の「契約開始日」「契約終了日」は、次のように更新されます。
- 契約開始日： 現契約のまま更新されない
- 契約終了日： 現契約の契約終了日を基準に、自動契約延長に指定した月数後の日付に更新される
例）契約終了日が月末の場合
契約期間が2019/4/1～2020/3/31の場合、12か月の契約延長の結果、2019/4/1～2021/3/31に更新される
例）契約終了日が月中の場合
契約期間が2019/4/15～2020/4/14の場合、12か月の契約延長の結果、2019/4/15～2021/4/14に更新される
契約区画
契約詳細画面の契約区画一覧には、現契約で契約している各区画の、延長期間分の契約が追加されます。
同一区画が複数登録されている場合には、最新の契約区画データをもとに延長期間分のデータを作成します。
例）契約終了日が月末の場合
2019/4/1～2020/3/31の契約区画がある場合、12か月の契約延長の結果、2020/4/1～2021/3/31の契約区画が追加される
例）契約終了日が月中の場合
2019/4/15～2020/4/14の契約区画がある場合、12か月の契約延長の結果、2020/4/15～2021/4/14の契約区画が追加される
特約
契約詳細画面の特約一覧は、次のように更新されます。
- フリーレント特約： 現契約のまま更新されない
- フリーレント以外の特約： 終了日のみ、契約延長後の契約終了日に更新される
実績計画（期中）
契約詳細画面の実績計画（期中）は、全ての実績計画について、次のように更新されます。
- 開始日： 現契約の契約終了日の翌月1日
- 終了日： 契約延長後の契約終了日
また、自動契約延長による契約の更新は、承認なしでおこなわれるため、更新後の実績計画に基づいて、自動で実績が生成されます。
例１）現契約の実績計画の終了日が月中の場合
2019/4/15～2020/4/14の実績計画の場合、12か月の契約延長の結果、2020/5/1～2021/4/14に更新される
例２）現契約において、実績計画の期間と契約期間が一致していない場合
2019/4/1～2019/9/30は10万円、2019/10/1～2020/3/31は20万円という段階賃料の実績計画の場合、12か月の契約延長の結果、10万円の実績計画も20万円の実績計画も期間が2020/4/1～2021/3/31に更新される
現契約の実績計画がこの例に当てはまる場合は、実績が重複して生成される可能性がございます。
その場合には、実績の削除、または契約修正にてご対応ください。
その他の契約情報
契約名、および契約締結日は、次のように更新されます。
- 契約名： 現契約の契約名に、『(自動延長登録)』が追加される
例）渋谷ビル マニュアル会社 (区画A) ⇒ 渋谷ビル マニュアル会社 (区画A)(自動延長登録) - 契約締結日： 現契約のまま更新されない