申請種別の設定（通知先・承認回数の登録）

• • 名称：申請種別名（例：搬出入申請、作業届など）を入力します。
  • 承認回数：その申請の決裁に必要な承認ステップの数を選択します。

• • 備考：メモ欄のため、マイページには表示されません。

※次の２・３の設定は一括登録機能をご利用いただけます。
詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：データの一括登録を行う

2. 対象ビルの設定

次に、作成した申請種別を「どのビルで使用するか」を設定します。対象に設定されたビルのテナントのみ、マイページでその種別を選択できるようになります。

1. 作成した「申請種別」の詳細画面を開きます。
2. 「対象ビル一覧」の右上にある「＋対象ビル登録」をクリックします。
3. この種別を利用するビルにチェックを入れ、画面下部の「ビル選択登録」をクリックします。

⚠️ 対象ビル設定時の注意点
対象ビルを登録した時点で、対象ビルのテナントのマイページ上で申請種別が表示されます。
運用中に追加する際は、対象ビルの設定前に、設定方法の「5. 申請カスタムフォームの設定」をおこなってください。

3. 通知先の設定

対象ビルを登録したら、そのビルのテナントから申請が入った際に「どのスタッフに通知メールを送るか」を設定します。

1. 申請種別詳細画面の「対象ビル一覧」から、設定したいビルの「＋通知先設定」ボタンをクリックします。
2. 通知先設定画面が開いたら、右上の「編集」をクリックし、通知先種別を「個別スタッフ」または「担当グループ」から選択し登録します。
3. 「個別スタッフ」を選択した場合は、画面下部の「通知先スタッフ一覧」から「＋通知先スタッフ登録」、「担当グループ」を選択した場合は、「担当グループ一覧」から「＋通知先担当グループ登録」をクリックします。
4. 通知を受け取るスタッフ、または、担当グループにチェックを入れて登録します。

4. 「申請種別」の表示順設定

登録した申請種別の表示順を指定できます。管理画面やマイページの各画面で表示される順番に影響します。

1. ヘッダーメニュー「システム管理」＞サイドメニュー「申請フォーム設定＞申請種別」を開きます。
2. 画面右側にある「表示順設定」にて、申請種別をドラッグ＆ドロップで任意の場所に移動します。
3. 「表示順設定」下部にある「保存」ボタンをクリックします。

5. 申請カスタムフォームの設定

テナントに入力してもらうための申請フォームを申請種別ごとに準備します。
フォームは「申請種別」の設定後に作成可能です。
詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：フォームをカスタマイズする

設定中の通知先の確認方法

現在設定中の通知先を横断的に確認することができます。

1. ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「申請フォーム設定 ＞ 申請通知先一覧」を開きます。
2. 申請種別とビルの組み合わせで設定されている通知先が一覧で表示されますので、スタッフ名やメールアドレスなどで設定状況を検索、確認します。

通知の停止方法（メンテナンス）

スタッフの異動などで通知を停止したい場合は、不要な通知設定を削除します。

1. ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「申請フォーム設定 ＞ 申請通知先一覧」を開きます。
2. ビルやスタッフ名などで検索し、削除対象の通知先設定を抽出します
3. 一覧画面上で、通知不要のレコードにチェックを入れ、画面下部の「選択した通知先を削除」ボタンから一括で削除を行います。
   
   

※新しい担当者の通知追加は、設定方法の「3. 通知先の設定」の手順で行ってください。

よくあるつまずき

• 申請種別詳細画面内の対象ビル一覧に「※通知先が設定されていないビルがあります※」と赤字で表示される
  原因：追加したビルに対して、通知先スタッフや担当グループの設定が完了していません。
  対処：該当ビルの「＋通知先設定」ボタンから、通知先の設定を行ってください。