館内規則等のドキュメントの管理（追加・差し替え・掲載終了）
概要
テナントのマイページに掲載している「館内細則」や「各種申請書フォーマット」などのドキュメントについて、運用中の追加・差し替え・掲載終了をおこなう手順を解説します。
ドキュメント設定時の項目に関する詳細は、[ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）] をご参照ください。
目次
前提条件
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」へのアクセス権限が必要です。
新しいドキュメントを追加・公開する
運用中に新たにドキュメントを追加する際の具体的な登録手順や、公開範囲（ビル制限／テナント制限）の設定方法等については、以下の記事をご参照ください。
👉参照：[ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）]
👉参照：[アップロードできる添付ファイルの条件を教えてください]
💡 補足①：ドキュメント名の付け方
新規登録時にアップロードした「ファイル名」が、マイページ上でそのままドキュメントの「タイトル」としてテナントに表示されます。あらかじめ自社で定められた命名規則（例：【〇〇ビル】館内細則.pdf）がある場合は、それに従ってファイル名をご準備ください。
💡 補足②：設定の引き継ぎ機能について
公開中ドキュメントの設定内容を引き継いでドキュメントを新規追加することができます。設定内容を引継ぎたいドキュメント詳細画面を開き「設定を引き継いで新規登録」ボタンから新規追加が可能です。 これにより、公開対象（ビルやテナント）などをそのまま引き継いで新しいファイルを登録できるため設定の手間が省けます。
💡 補足③：「テナントタグ」で特定のテナントへの「出し分け」が可能
「テナントタグ」とは、その名の通り、テナントに付与するための「タグ」です。 ドキュメントの公開テナントを選択する際の抽出条件として「テナントタグ」を利用できます。（例：「店舗」というテナントタグが付いてるテナントのみを抽出） テナントタグを抽出条件として使用できるのは、ドキュメントの公開種別を「テナント制限」にした場合です。 尚、「マイページ権限」を抽出条件としたユーザ単位での出し分けはできません。 テナントタグの設定については以下の記事を参照してください。
👉参照：[テナントとユーザ登録前の準備（テナントステータス・マイページ権限・テナントタグ・業種の設定）]
掲載中のドキュメントを差し替える（改定）
各種書類の改定などにより、現在マイページに掲載しているドキュメントを最新版に差し替える手順です。 システム上、登録済みのファイルそのものを上書きすることはできません。 そのため、書類の改定時は、掲載中ドキュメントの公開を終了し、改定後のドキュメントを改めて追加・公開する必要があります。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」から、対象ドキュメントを開き「編集」をクリックします。
- 「公開終了日時」を掲載を終了させたい日時に変更し、画面下部の「確認」から「登録」をクリックします。
- 次に、改定後のドキュメントを登録します。現在公開中のドキュメントの「詳細」から画面右上の 「設定を引き継いで新規登録」 をクリックし、新しいファイルをアップロードします。
- 改定後ドキュメントの公開期間を設定します。「公開開始日時」は、ステップ2で設定した旧ドキュメントの終了日時に合わせて切替わるように設定し、画面下部の「確認」から「登録」をクリックします。
ドキュメントの掲載を終了する
不要になったドキュメントのマイページへの掲載を終了する手順です。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」から「ドキュメント検索」を開き、対象ドキュメントの「編集」をクリックします。
- 「公開/非公開」の項目を 「非公開」 に変更し、画面下部の「確認」から「登録」をクリックします。これにより、マイページへの公開が終了されます。
💡 補足：掲載終了の予約
ドキュメントの掲載終了日があらかじめ決まっている場合は、「公開終了日時」を設定することで、公開終了日時を迎えたタイミングでマイページへの掲載が自動的に終了します。
💡 補足：ドキュメントの「非公開」と「削除」について
過去の掲載履歴管理の観点より、旧データは「削除」せずに公開終了日時を設定し、新しいファイルを新規登録して公開を切り替える運用を推奨していますが、 履歴として残す必要が一切なく、管理画面上に残ることで管理が煩雑になるような場合は、ドキュメント詳細画面の「削除」ボタンから削除が可能です。
よくある質問・運用中の変更について
- カテゴリを新しく追加したいです。
ドキュメントを分類する「カテゴリ」を新しく作成したい場合は、システム設定画面での操作が必要です。以下の記事をご参照ください。
👉参照：[ドキュメントの設定（カテゴリ設定・ドキュメント登録）]