ニュースを掲載・配信する
概要
避難訓練や定期点検、イベントのご案内等のテナント向けお知らせを「ニュース」としてテナントのマイページに掲載し、メールで通知する一連の流れを解説します。
また、ニュースを未確認のテナント（ユーザ）に対するリマインド方法についても本記事で解説します。
目次
前提条件
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理」＞「ニュース検索」と、「顧客管理」＞「一括送信メール検索」へのアクセス権限が必要です。
💡 ポイント①：ニュース掲載時の通知について
ニュースを作成・公開するだけでは、テナントに通知メールは送信されません。
ニュースの公開とあわせて、別途メール通知をおこなう必要があります。
💡 ポイント②：マイページ側の見え方
マイページでは、公開開始日の新しいニュースが上部から掲載されます。
重要なニュースは、管理画面でニュースを作成する際に「固定フラグ」を設定することで上部にピン留めできます。
マイページのトップ画面では、上部にピン留めしたニュースが全件掲載され、その下に最新ニュースが5件（ピン留めの有無に関係なし）掲載されます。5件以上の掲載がある場合は「一覧」から全ニュースを確認することができます。
ステップ1. ニュースを作成・掲載する
ニュースを作成する
まずはマイページに掲載するニュースの本文や掲載期間等を作成します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」＞「ニュース検索」を開き、画面右側の「新規登録」をクリックします。
💡 便利な複製機能： 過去のニュースを流用したい場合は、複製したいニュース詳細画面右上にある「複製」ボタンから複製が可能です。複製される項目は下記の「ニュースの設定項目」をご参照ください。 - 必要項目を入力し「確認」＞「登録」をクリックします。
各項目の詳細は、下記の「ニュースの設定項目」をご参照ください。 - 公開種別を「ビル制限」または「テナント制限」にした場合は、登録後の詳細画面内にある「対象ビル一覧」または「対象テナント一覧」から、掲載先を検索し一覧に追加します。
- ニュースに添付する資料がある場合は、詳細画面下部の「マイページニュースファイル一覧」からファイルをアップロードします。
- 詳細画面下部の「お問い合わせ担当者一覧」に担当者を設定した場合は、登録したニュースに対してマイページからお問い合わせが登録された際に、設定した担当者宛に通知が届きます。
ニュースの設定項目
| 項目名 | 設定内容 | 複製対象 |
|---|---|---|
| タイトル | マイページに表示するニュースのタイトルを入力します。 例：消防訓練に関するご案内 |
〇 |
| カテゴリ | プルダウンリストから適当なカテゴリを選択します。カテゴリは、マイページ上にも表示されます。 | 〇 |
| 内容 | マイページに掲載するニュースの詳細内容を入力します。 | 〇 |
| URL | 関連するWebサイト等がある場合にURLを入力しておくと、マイページから直接URLにアクセスできます。 | 〇 |
| 固定フラグ | 「固定する」とした場合は、マイページの上部にピン留めされます。 | 〇 |
| 承認フラグ |
「承認あり」とした場合は、マイページ側に「承認」ボタンが表示され、ニュースに対してテナントから「承認」を得ることができます。 例：入室許可や法定点検の実施連絡など、テナントに内容の確認・同意を求める場合 |
〇 |
| 公開種別 | ビル制限：登録後、ニュースを掲載する「ビル」を選択します。 テナント制限：登録後、ニュースを掲載する「テナント」を選択します。 制限しない：Armadaに登録されている全テナントにニュースが掲載されます。 |
〇 |
| 公開開始日 | マイページにニュースを掲載する開始日時を指定します。この開始日時を迎えると、マイページにニュースが掲載されます。 | ー |
| 公開終了日 | マイページからニュースの掲載を終了する日時を指定します。この終了日時を迎えると、マイページからニュースが非表示になります。 | ー |
| ステータス |
公開：公開期間内の場合にマイページにニュースが掲載されます。 下書きの場合は「非公開」でご登録ください。 |
ー |
| 担当グループ | ニュースを担当（管轄）する担当グループを指定します。 | 〇 |
| 対象ビル／対象テナント |
（新規登録後の画面で設定する項目） |
〇 |
| マイページニュースファイル |
ニュースに添付したいファイルがある場合に添付ができます。 |
ー |
| お問い合わせ担当者 |
マイページから、ニュースに対するお問い合わせが入った際に通知を受け取るスタッフを設定できます。 💡 お問い合わせ担当者の必要性 |
〇 |
💡ニュースを掲載しているユーザの確認方法
対象ニュース詳細画面内の「対象ユーザ」ボタンより、ニュースを掲載中のユーザ一覧を確認できます。（公開種別が「制限しない」の場合は表示されません）マイページのニュースメニューへのアクセス権限のないユーザは、ニュース自体の閲覧ができないため、このユーザ一覧上にも表示されません。
ステップ2. テナントへメール通知する
ニュースの掲載のみではテナントへ通知は送信されません。以下の手順で、ニュース掲載の通知を行いましょう。
参照：一括送信メールの詳細（ステータスの見方、送信停止方法等）については、一括送信メールを作成・送信するをご参照ください。
- 作成したニュース詳細画面右上の「メール通知」をクリックして「登録」へ進みます。
（一括送信メールの管理画面に切り替わります） - 一括送信メール詳細画面の右上から「編集」をクリックし、メールのタイトルや本文を整えて「確認」＞「登録」をクリックします。
編集項目は以下の「一括送信メールの設定項目」をご参照ください。 - メールに添付する資料がある場合は、詳細画面内の「添付ファイル一覧」からファイルをアップロードします。
※ニュースに添付したファイルは引き継がれません。 - 詳細画面内の「送信先一覧」には、ニュースの掲載先に指定したユーザがメール送信宛先として引き継がれます。
ニュースの掲載先とメール送信先が異なる場合は、送信先を変更します - 画面右上の「送信」をクリックし、配信を実行します。
💡 送信タイミング：「送信可能日」を迎えた時点でメールが送信されます。「送信可能日」が未来日付で設定済みの場合でも「送信」をクリックしないとメールは送信されません。
一括送信メールの設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| タイトル | メールの「件名」になります。ニュースタイトルが引き継がれるため、必要に応じて編集します。 |
| 本文 |
メールの「本文」になります。 💡本文には「詳細はマイページをご確認ください」のように必要最低限の概要とニュースのURLのみを記載することを推奨します。テナントがマイページにログインしてニュースを確認することで、管理画面上では各ユーザの既読状況を確認することができるようになります。 |
| 送信可能日 | 作成日時が自動でセットされます。送信日を予約（未来日付で送信）する場合は、送信日時を指定します。 |
既読状況の確認と未読者への再通知
ニュース配信後は、下記の手順でテナント（ユーザ）の既読状況、承認状況を確認することができます。また、ニュース未確認のユーザに絞って再通知を送ることが可能です。
- 対象のニュース詳細画面を開き、画面中部の「対象ユーザ」をクリックし、既読状況・承認状況を確認します。
- 未読ユーザに再通知を送る場合は、ニュース詳細画面内画面右上の「未読者メール再通知」をクリックします。
※未承認者への再通知機能は現時点ではございません。 - メールの宛先に未読ユーザのみがセットされた状態で一括送信メールの管理画面に切り替わります。件名に「【再送】」などを追記して送信します。
一括送信メールの送信手順については、本記事のステップ2をご参照ください。
よくある質問・つまずき
- ビル入居者全員へニュースを発信することはできますか？
一括送信メール機能は、マイページを持つユーザに対してメールを送信することができます。そのため、マイページを持っていない入居者様へメールを送ることはできません。マイページは、テナントの総務・管理部のご担当者様に利用いただく想定のため、マイページを持つご担当者様経由でテナント内での周知を行っていただくようお願いします。