ニュースを掲載・配信する
概要
避難訓練や定期点検、イベントのご案内等のテナント向けお知らせを「ニュース」としてテナントのマイページに掲載し、メールで通知する一連の流れを解説します。
また、ニュースを未確認のテナント（ユーザ）に対するリマインド方法についても本記事で解説します。
あわせて、テナントのニュースの確認状況（既読状況）の見方や、再通知の方法についてもご案内します。
目次
- 前提条件
- ステップ1. ニュースを作成・掲載する
- ステップ2. テナントへメール通知する
- ニュースの既読／承認状況を確認する
- ニュース未読者／未承認へ再通知する
- ニュースの通知・再通知状況を確認する
- よくある質問・つまずき
前提条件
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞サイドメニュー「マイページ管理」＞「ニュース検索」と、「顧客管理」＞「一括送信メール検索」へのアクセス権限が必要です。
💡 ポイント①：ニュース掲載時の通知について
ニュースを作成・公開するだけでは、テナントに通知メールは送信されません。
ニュースの公開とあわせて、別途メール通知をおこなう必要があります。
💡 ポイント②：マイページ側の見え方
マイページでは、公開開始日の新しいニュースが上部から掲載されます。
重要なニュースは、管理画面でニュースを作成する際に「固定フラグ」を設定することで上部にピン留めできます。
マイページのトップ画面では、上部にピン留めしたニュースが全件掲載され、その下に最新ニュースが5件（ピン留めの有無に関係なし）掲載されます。5件以上の掲載がある場合は「一覧」から全ニュースを確認することができます。
ステップ1. ニュースを作成・掲載する
ニュースを作成する
まずはマイページに掲載するニュースを作成します。
- ヘッダーメニュー「PM管理」＞ サイドメニュー「マイページ管理」＞「ニュース検索」を開き、画面右側の「新規登録」をクリックします。
💡 便利な複製機能： 過去のニュースを流用したい場合は、複製したいニュース詳細画面右上にある「複製」ボタンから複製が可能です。 - 必要項目を入力し「確認」＞「登録」をクリックします。
各項目の詳細は、下記の「ニュースの設定項目」をご参照ください。
👉特定のテナントのみにニュースを掲載したい場合は、「公開種別」を「テナント制限」に、ビルに入居する全テナントに掲載したい場合は「公開種別」を「ビル制限」にしてください。 - 公開種別を「ビル制限」または「テナント制限」にした場合は、登録後の詳細画面内にある「対象ビル一覧」または「対象テナント一覧」から、掲載対象とするビルまたはテナントを登録します。
- ニュースに添付する資料がある場合は、詳細画面下部の「マイページニュースファイル一覧」からファイルをアップロードします。
- 詳細画面下部の「お問い合わせ担当者一覧」に担当者を設定した場合は、登録したニュースに対してマイページからお問い合わせが登録された際に、設定した担当者宛に通知が届きます。
ニュースの設定項目
| 項目名 | 設定内容 | 複製対象 |
|---|---|---|
| タイトル | マイページに表示するニュースのタイトルを入力します。 例：消防訓練に関するご案内 |
〇 |
| カテゴリ | プルダウンリストから適当なカテゴリを選択します。カテゴリは、マイページ上にも表示されます。 | 〇 |
| 内容 | マイページに掲載するニュースの詳細内容を入力します。 | 〇 |
| URL | 関連するWebサイト等がある場合にURLを入力しておくと、マイページから直接URLにアクセスできます。 | 〇 |
| 固定フラグ | 「固定する」とした場合は、マイページの上部にピン留めされます。 | 〇 |
| 承認フラグ |
「承認あり」とした場合は、マイページ側に「承認」ボタンが表示され、ニュースに対してテナントから「承認」を得ることができます。 例：入室許可や法定点検の実施連絡など、テナントに内容の確認・同意を求める場合 |
〇 |
| 公開種別 |
ビル制限：ビルに入居する全テナントに公開したい場合 |
〇 |
| 公開開始日 | マイページにニュースを掲載する開始日時を指定します。この開始日時を迎えると、マイページにニュースが掲載されます。 | ー |
| 公開終了日 | マイページからニュースの掲載を終了する日時を指定します。この終了日時を迎えると、マイページからニュースが非表示になります。 | ー |
| ステータス |
公開：公開期間内の場合にマイページにニュースが掲載されます。 下書きの場合は「非公開」でご登録ください。 |
ー |
| 担当グループ | ニュースを担当（管轄）する担当グループを指定します。 | 〇 |
| 対象ビル／対象テナント |
（新規登録後の画面で設定する項目） |
〇 |
| マイページニュースファイル |
ニュースに添付したいファイルがある場合に添付ができます。 |
ー |
| お問い合わせ担当者 |
マイページから、ニュースに対するお問い合わせが入った際に通知を受け取るスタッフを設定できます。 💡 お問い合わせ担当者の必要性 |
〇 |
ステップ2. テナントへメール通知する
ニュースの掲載のみではテナントへ通知は送信されません。以下の手順で、ニュース掲載の通知を行いましょう。
参照：一括送信メールの詳細（ステータスの見方、送信停止方法等）については、一括送信メールを作成・送信するをご参照ください。
- 作成したニュース詳細画面右上の「メール通知」をクリックして「登録」へ進みます。
（一括送信メールの管理画面に切り替わります） - 一括送信メール詳細画面の右上から「編集」をクリックし、メールのタイトルや本文を整えて「確認」＞「登録」をクリックします。
編集項目は以下の「一括送信メールの設定項目」をご参照ください。 - メールに添付する資料がある場合は、詳細画面内の「添付ファイル一覧」からファイルをアップロードします。
※ニュースに添付したファイルは引き継がれません。 - 詳細画面内の「送信先一覧」には、ニュースの掲載先に指定したユーザがメール送信宛先として引き継がれます。
ニュースの掲載先とメール送信先が異なる場合は、送信先を変更します - 画面右上の「送信」をクリックし、配信を実行します。
💡 送信タイミング：「送信可能日」を迎えた時点でメールが送信されます。「送信可能日」が未来日付で設定済みの場合でも「送信」をクリックしないとメールは送信されません。
一括送信メールの設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| タイトル | メールの「件名」になります。ニュースタイトルが引き継がれるため、必要に応じて編集します。 |
| 本文 |
メールの「本文」になります。 💡本文には「詳細はマイページをご確認ください」のように必要最低限の概要とニュースのURLのみを記載することを推奨します。テナントがマイページにログインしてニュースを確認することで、管理画面上では各ユーザの既読状況を確認することができるようになります。 |
| 送信可能日 | 作成日時が自動でセットされます。送信日を予約（未来日付で送信）する場合は、送信日時を指定します。 |
ニュースの既読／承認状況を確認する
- サイドメニュー「マイページ管理 ＞ ニュース検索」から対象のニュース詳細画面を開きます。
- 画面中部の「既読・承認状況」ボタンをクリックして確認します。
※「公開種別」が「制限しない」の場合は「既読・承認状況」ボタンは表示されません。
※マイページのニュースメニューへのアクセス権限のないユーザはニュースの閲覧自体ができないため、「既読・承認状況」の一覧に表示されません。
ニュース未読者／未承認へ再通知する
-
サイドメニュー「マイページ管理 ＞ ニュース検索」から対象のニュース詳細画面を開きます。
-
画面上部の「未読者 再通知」または「未承認者 再通知」をクリックし、再通知したい宛先を選択します。
-
メール作成画面に切替わります。2で選択した内容に応じて、対象ユーザ宛のメールが作成されます。 以降のメール送信手順については、本記事のステップ2「テナントへメール通知する」の2をご参照ください。 再送時は、件名に「【再送】」などと記載して送信するとテナント側も気づきやすくなります。
ニュースの通知・再通知状況を確認する
- サイドメニュー「マイページ管理 ＞ ニュース検索」から対象のニュース詳細画面を開きます。
- 画面下部の「一括送信メール一覧」にて通知履歴を確認します。
よくある質問・つまずき
- ビル入居者全員へニュースを発信することはできますか？
一括送信メール機能は、マイページを持つユーザに対してメールを送信することができます。そのため、マイページを持っていない入居者様へメールを送ることはできません。マイページは、テナントの総務・管理部のご担当者様に利用いただく想定のため、マイページを持つご担当者様経由でテナント内での周知を行っていただくようお願いします。