管理画面を利用するスタッフが異動・退職した際、どのような設定変更が必要ですか？

概要

この記事では、管理画面を利用する、ビルの管理運営を行う「スタッフ」の人事異動（数十名以上の異動を想定）時に必要なメンテナンス事項をご案内します。

人事異動や組織変更のタイミングには、Armadaに登録されているスタッフのアカウント情報、各種通知先といった設定内容のメンテナンスが必要です。

Step1. スタッフ情報の更新（新規追加・変更・無効化）

管理画面を利用する「スタッフ」のアカウント情報を最新の状態に更新します。

	対応内容	詳細	メンテナンス方法
１	新任者の追加	新しく着任するスタッフのアカウントを作成します。	テンプレートファイルでの一括登録・更新
２	既存スタッフ情報の変更	担当するビルが変わる場合は、担当グループの変更が必要です。	テンプレートファイルでの一括登録・更新
３	退職者・異動者の無効化	Armadaを使用しなくなるスタッフのアカウント停止を行います。	テンプレートファイルでの一括登録・更新

⚠️ メンテナンス時の注意点
担当グループ「制限あり」に所属するスタッフの担当ビルが変更になると、承認依頼途中の申請レコードも閲覧できなくなります。
対象のスタッフが承認を行う必要がある場合は、承認を完了させてから設定変更を行うか、承認を依頼したスタッフ側で承認依頼をキャンセルし、別の担当者へ改めて承認依頼を行ってください。

「新任者の追加」、「既存スタッフ情報の変更」、「退職者・異動者の無効化」の対応は、まとめて一括登録・更新が可能です。

詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：スタッフのアカウント設定
参照：データの一括登録を行う

Step2. お問い合わせ受付時の通知先の変更

テナントからお問い合わせが入った際の通知先設定を変更します。

※お問い合わせ通知先の通知先種別を「担当グループ」単位で設定してる場合、Step１でスタッフの所属する担当グループを最新化していれば自動的に通知先も切り替わるため本設定はスキップしてください。
お問い合わせ通知先の通知先種別を「個別スタッフ」で設定してる場合は本作業が必要です。

	対応内容	詳細	メンテナンス方法
１	通知先の追加	新たに通知先として設定するスタッフを追加します。	テンプレートファイルでの一括登録
２	通知先の削除	通知が不要になったスタッフへの通知を停止します。	画面上での一括削除

詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：お問い合わせの設定（種別・通知先）
参照：データの一括登録を行う　

Step3. 申請受付時の通知先の変更

テナントから申請が入った際の通知先設定を変更します。

※申請2.0（カスタムフォーム版）をご利用の場合が対象です。

※申請通知先の通知先種別を「担当グループ」単位で設定してる場合、Step１でスタッフの所属する担当グループを最新化していれば自動的に通知先も切り替わるため本設定はスキップしてください。
申請通知先の通知先種別を「個別スタッフ」で設定してる場合はメンテナンス作業が必要です。

	対応内容	詳細	メンテナンス方法
１	通知先の追加	新たに通知先として設定するスタッフを追加します。	テンプレートファイルでの一括登録
２	通知先の削除	通知が不要になったスタッフへの通知を停止します。	画面上での一括削除

詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：申請種別の設定（通知先・承認回数の登録）
参照：データの一括登録を行う

Step4. 承認者設定の変更

申請の承認者に変更がある場合は、承認権限者の設定を変更します。
ここでの「承認者設定」とは、ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「権限管理＞承認者設定」を指します。

	対応内容	詳細	メンテナンス方法
１	承認者の追加	新たに承認権限を付与するスタッフの追加を行います。	テンプレートファイルでの一括登録
２	承認者の削除	承認権限が不要になるスタッフを承認者設定から除外します。	画面上での一括削除

⚠️ メンテナンス時の注意点
承認者設定から削除したスタッフ宛に承認依頼中の申請レコードが存在していた場合、承認者設定から削除済みであっても承認作業は可能です。（レコードの閲覧権限がある場合に限ります）
そのまま承認を完了するか、承認依頼したスタッフ側で承認依頼をキャンセルし、新たな承認者へ改めて承認依頼を行ってください。

詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：承認権限の設定

Step5. スタッフ承認担当者の変更

※本作業は必要な場合のみご対応ください。
Step4の承認者設定とは別に、ヘッダーメニュー「システム設定」＞サイドメニュー「権限管理＞スタッフ設定」のスタッフ詳細画面で、スタッフごとに承認者を設定している場合は本作業が必要です。

	対応内容	詳細	メンテナンス方法
１	スタッフ承認担当者の追加	新たに承認権限を付与するスタッフの追加を行います。（スタッフごと）	テンプレートファイルでの一括登録
２	スタッフ承認担当者の削除	承認権限が不要になるスタッフを承認者設定から除外します。（スタッフごと）	画面上での一括削除

⚠️ メンテナンス時の注意点
スタッフ承認担当者から削除したスタッフ宛に承認依頼中の申請レコードが存在していた場合、スタッフ承認担当者から削除済みであっても承認作業は可能です。（レコードの閲覧権限がある場合に限ります）
そのまま承認を完了するか、承認依頼したスタッフ側で承認依頼をキャンセルし、新たな承認者へ改めて承認依頼を行ってください。

詳しい操作方法については、以下の記事をご参照ください。
参照：承認権限の設定